شماره: ۹۲/۲۳۷۷۱
تاریخ: ۱۳۹۲/۲/۱۴
بخشنامه
معاونین محترم سازمان
مدیران محترم کل ستادی و استانها
کانون سردفتران و دفتریاران
پیرو بخشنامه‌های ۹۰/۱۸۱۹۰۴ مورخ ۹۰/۱۰/۱۰ و شماره ۹۱/۹۵۳۱۶ مورخ ۹۱/۵/۱۸ نظر به اینکه پاسخ‌های الکترونیکی استعلام وضعیت ملک مجهز به امضاء الکترونیک گردیده است لذا از تاریخ ۹۲/۲/۱۴ نحوه بهره‌برداری از «پاسخ استعلام املاک دارای امضاء الکترونیک» توسط واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی به شرح زیر می‌باشد:
۱- با توجه به راه اندازی امضای الکترونیک پاسخ استعلام ملک در سامانه مدیریت کشوری املاک، ضرورتی به ارسال پاسخ فیزیکی استعلام ملک از سوی واحد ثبتی به دفترخانه نمی‌باشد.
۲- دفاتر اسناد رسمی موظفند بر اساس پاسخ الکترونیکی استعلام ملک، اقدام بعدی جهت تنظیم و صدور سند را معمول دارند.
۳- واحد ثبتی مکلف است پس از صدور پاسخ الکترونیکی استعلام ملک و تایید نهایی در سیستم، پرینت پاسخ استعلام را اخذ و پس از امضاء و ممهور نمودن آن، جهت ضبط در پرونده ملک به بایگانی ارسال نمایند.
۴- دفاتر اسناد رسمی باید پس از ملاحظه پاسخ استعلام الکترونیک در سامانه، پرینت آن را از سامانه اخذ و در پرونده مربوط، نگهداری نمایند.
۵- در متن پاسخ استعلام‌های دارای امضای الکترونیک، که از طریق سامانه مدیریت کشوری املاک اخذ می‌شود، عبارت «این پاسخ استعلام دارای امضای الکترونیکی می‌باشد» درج شده و شناسه امضای الکترونیک، در ذیل این عبارت، آمده است.
مدیران کل ثبت اسناد و املاک استانها و روسای واحدهای ثبتی و سران دفاتر اسناد رسمی مسئولیت اجرای صحیح این بخشنامه را بر عهده داشته و معاونین و مدیران کل ستادی، نظارت بر حسن اجرای این بخشنامه را معمول خواهند داشت.
احمد تویسرکانی
تصویر بخشنامه در ادامه مطلب
بخشنامه شماره ۹۰/۱۸۱۹۰۴ مورخ ۱۳۹۰/۱۰/۱۰ رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در خصوص ابلاغ دستورالعمل نحوه استفاده از سامانه الکترونیکی استعلام و پاسخ استعلام املاک
نظر به بندهای «و» و «م» مواد ۴۶ و ۲۱۱ قانون برنامه پنجم توسعه جمهوری اسلامی ایران و در راستای اجرای ثبت آنی معاملات و تسهیل در امور مراجعین به پیوست دستورالعمل «نحوه استفاده از سامانه الکترونیکی استعلام و پاسخ استعلام املاک» ارسال، مقتضی است نسبت به اجرایی نمودن آن در کلیه واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی تابعه اقدام و هماهنگی لازم معمول نمایید. بدیهی است نظارت بر حسن انجام این بخشنامه بر عهده کارگروه راهبردی و نظارت بر سامانه مدیریت املاک مذکور در ماده ۹ دستورالعمل فوق الاشاره و همچنین مدیران کل ثبت اسناد و املاک استانها می‌باشد.
احمد تویسرکانی – معاون رئیس قوه قضاییه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
دستورالعمل نحوه استفاده از سامانه الکترونیکی استعلام و پاسخ استعلام املاک
نسخه ۱۳۹۰/۰۸/۰۸
در راستای اجرای ثبت آنی معاملات و تسهیل در امور مراجعین و نیز در جهت تحقق بندهای (و) و (م) مواد ۴۶ و ۲۱۱ قانون برنامه پنجم توسعه کشور، دستورالعمل نحوه استفاده دفاتر اسناد رسمی و واحدهای ثبتی از سامانه الکترونیکی استعلام و پاسخ استعلام املاک به شرح زیر اعلام می‌گردد.
ماده ۱- دفاتر اسناد رسمی در فرایند نقل و انتقال املاک مکلفند برای اطلاع از وضعیت ثبتی ملک، بر اساس رویه‌های فنی اجرایی ارائه شده از سوی دفتر توسعه فناوری و اطلاعات سازمان با سامانه استعلام الکترونیکی متمرکز و کشوری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ارتباط برقرار و پس از ورود نام کاربری و کلمه عبور مخصوص خود چگونگی وضعیت ملک را به صورت الکترونیکی از واحد ثبتی مربوطه استعلام کنند.
ماده ۲- واحد ثبتی پس از دریافت استعلام الکترونیکی و انطباق اطلاعات ارسالی با بانک جامع اطلاعات املاک و بررسی مستندات موجود در واحد ثبتی و تائید مسئول مربوطه پاسخ استعلام را به صورت الکترونیکی به دفترخانه متقاضی ارسال می‌نماید.
ماده ۳- چنانچه بررسی واحد ثبتی در خصوص مفاد استعلام حاکی از عدم انطباق اقلام مندرج در استعلام با اطلاعات بانک جامع املاک یا مستندات موجود در واحد ثبتی باشد، مراتب به صورت الکترونیکی به دفترخانه اطلاع داده می‌شود تا مدارک مورد نظر را جهت بررسی به واحد ثبتی تحویل دهد و واحد ثبتی پس از رفع مغایرت پاسخ دفترخانه را به صورت الکترونیکی ارسال خواهد نمود.
ماده ۴- واحدهای ثبتی به هنگام تهیه پاسخ استعلام مکلفند با رعایت مفاد قانون تسهیل تنظیم اسناد رسمی در دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۸۵ مالکیت متقاضی و عدم بازداشتی ملک را گواهی نمایند و چنانچه ملک در رهن قرارگرفته و یا دارای محدودیتهای مشابه است مراتب ذیل پاسخ استعلام درج گردد.
تبصره: در صورتی که ملک بازداشت گردیده و یا مشمول بند (ز) قانون اراضی دولت، شهردایها، اوقاف و بانکها مصوب آذر ۳۹ با اصلاحات بعدی آن باشد و نیز در صورت وجود هرگونه موانع نظیر (موارد زیر) در فرم جداگانه دفترخانه را از وجود آن مطلع نمایند.
الف- املاکی که تمام یا قسمتی از آن در قید بازداشت می‌باشد و یا درخواست بازداشت شده است.
ب- املاکی که از سوی ادارات جهاد کشاورزی یا راه و شهرسازی ملی یا موات اعلام گردیده و یا در محدوده طرح تملک دولت قرارگرفته است.
ج- املاکی که از سوی مراجع قضایی حکم یا دستور مبنی بر توقیف عملیاتی ثبتی یا ابطال سند مالکیت و یا ابطال سند انتقال صادر شده است هرچند تصمیم مرجع قضایی قطعی نشده باشد.
د- املاکی که نسبت به آن، درخواست صدور سند مالکیت المثنی شده است.
ماده ۵- چنانچه نتیجه بررسی، حاکی از عدم صحت اقلام مندرج در استعلام باشد، مراتب رد استعلام به صورت الکترونیکی به دفترخانه اطلاع داده می‌شود.
ماده ۶- در کلیه مواردی که مراتب به صورت الکترونیکی به اطلاع دفترخانه می‌رسد، دفاتر مکلفند به محض رؤیت پاسخ الکترونیکی برگه استعلام تکمیل شده به همراه نامه استعلام مکانیزه و سایر مستندات مورد نیاز را به واحد ثبتی ارسال نمایند.
ماده ۷- تا قبل از تجهیز واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی به گواهی امضای الکترونیک ثبت هرگونه نقل و انتقال ملک مورد استعلام منوط به دریافت نسخه پاسخ استعلام از واحد ثبتی مربوط است.
ماده ۸- با توجه به اینکه در کلیه واحدهای ثبتی امکان رؤیت و تائید پرداخت هزینه استعلام از طریق سامانه POS فراهم گردیده لذا تنها در صورت پرداخت وجه به صورت حضوری در شعبه بانک، فیش مربوطه به ضمیمه مستندات به واحد ثبتی ارسال خواهد شد.
ماده ۹- به منظور نظارت بر حسن اجرای این دستورالعمل کارگروه راهبری و نظارت بر سامانه مدیریت املاک متشکل از معاون امور املاک (رئیس کارگروه) معاون امور اسناد، مدیرکل دفتر توسعه فناوری اطلاعات (دبیر کارگروه) مدیرکل املاک، مدیرکل کاداستر و مدیران کل امور اسناد و سردفتران و بازرسی و پاسخگوئی به شکایات و رئیس هیأت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران با وظایف زیر تشکیل می‌شود:
– برنامه‌ریزی و نظارت بر پیاده‌سازی سامانه در کلیه واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی کشور.
– بررسی، تحلیل و تصمیم‌گیری در خصوص فرآیندهای به‌روزرسانی بانک جامع املاک و ایجاد تغییرات مورد نیاز در سامانه.
– صدور بخشنامه‌های مورد نیاز.
– بررسی عملکرد استانها در پیاده‌سازی سامانه و اعزام کارشناس به واحدها و ارائه گزارش‌های دوره‌ای و موردی.
بخشنامه
معاونین محترم سازمان
مدیران محترم کل ستادی و استانها
پیرو بخشنامه‌های ۹۰/۱۸۱۹۰۴ مورخ ۱۳۹۰/۱۰/۱۰ نظر به اینکه در اجرای مواد ۴۶ و ۲۱۱ قانون برنامه پنجم توسعه و در راستای اجرای ثبت آنی معاملات و تسهیل مراجعین، سیستم استعلام الکترونیک بین دفاتر اسناد رسمی و ادارات ثبت در سراسر کشور عملیاتی گردیده، لیکن تاکنون ملاک اقدام قطعی در مکاتبه الکترونیک مذکور دریافت مکاتبه کاغذی بوده لذا جهت کاهش مراجعات مقرر می‌دارد:
واحدهای ثبتی به محض دریافت الکترونیکی استعلام وضعیت ثبتی توسط دفاتر اسناد رسمی از طریق شبکه نسبت به ارسال پاسخ الکترونیکی به دفتر مربوط اقدام و برگه پاسخ را نیز صادر و از طریق پست به دفترخانه ارسال نمایند.
دفاتر اسناد رسمی موظفند هم زمان با ارسال استعلام الکترونیکی برای واحد ثبتی، برگه استعلام را در دفترخانه نگهداری تا پس از وصول برگه پاسخ واحد ثبتی از طریق پست آن را ضمیمه و اقدامات بعدی را مطابق مقررات معمول دارند.
مدیران محترم کل ثبت اسناد و املاک استانها و رؤسای واحدهای ثبتی وظیفه اجرای صحیح بخشنامه را بر عهده داشته و معاونت محترم امور اسناد، کانون سردفتران و دفتریاران و دفتر بازرسی و رسیدگی به شکایات نظارت دقیق بر حسن اجرای بخشنامه را معمول خواهند داشت.
احمد تویسرکانی – معاون رئیس قوه قضاییه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
در این خصوص مطالعه کنید:
ماده ۲ آیین‌نامه اجرایی قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۸۶/۱۲/۲۶: چنانچه پس از ارسال پاسخ استعلام به دفتر اسناد رسمی در مدت اعتبار پاسخ مذکور، دستور مرجع ذی‌صلاح قضایی یا ثبتی مبنی بر بازداشت ملک یا نظریه قطعی وزارت مسکن و شهرسازی یا وزارت جهاد کشاورزی حسب مورد مبنی بر موات بودن و یا شمول ماده (۵۶) قانون حفاظت و بهره‌برداری از جنگل‌ها و مراتع، به اداره ثبت محل وقوع ملک واصل گردد، اداره مذکور مکلف است فوراً مراتب را رأساً یا از طریق اداره ثبت محل استقرار دفترخانه به دفتر یادشده کتباً ابلاغ نماید.
