اصول نگارش صحیح واژه‌ها در سند رسمی

زمان تقریبی مطالعه این مطلب: ۸ دقیقه

اصل پانزدهم قانون اساسی: زبان و خط رسمی و مشترک مردم ایران فارسی است. اسناد و مکاتبات و متون رسمی و کتب درسی باید با این زبان و خط باشد…

برگرفته از فرهنگستان زبان و ادب فارسی

املای بعضی از واژه‌ها و پیشوندها و پسوندها و… که ممکن است در متون حقوقی اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی کاربرد داشته باشند:

۱- «این» و «آن» جدا از جزء و کلمۀ پس از خود نوشته می‌شود؛ مگر در موارد زیر:

آنچه، آنکه، اینکه، اینجا، آنجا، وانگهی

مثال صحیح: این دفترخانه
مثال غلط: ایندفترخانه

مثال صحیح: هر آنچه وکیل صلاح و مقتضی بداند.
مثال غلط: هر آن چه وکیل صلاح و مقتضی بداند.

نکته: استفاده از «را» و «که» بعد از «آنچه» صحیح نیست.

مثال صحیح: هر آنچه در این وکالت به آن اشاره نشده است.
مثال غلط: هر آنچه که در این وکالت به آن اشاره نشده است.
مثال غلط: هر آنچه را در این وکالت به آن اشاره نشده است.

۲- «همین» و «همان» همواره جدا از کلمۀ پس از خود نوشته می‌شود؛ مانند همین خانه، همین جا، همان خانه، همین جا

۳- «هیچ» همواره جدا از کلمۀ پس از خود نوشته می‌شود؛ مانند هیچ‌یک، هیچ‌کدام، هیچ‌کس

مثال صحیح: مادامی که از ملک فوق فک رهن به عمل نیاید، راهن حق هیچ گونه معامله یا نقل و انتقال ولو به صورت… را ندارد.
مثال غلط: مادامی که از ملک فوق فک رهن به عمل نیاید، راهن حق هیچگونه معامله یا نقل و انتقال ولو به صورت… را ندارد.

۴- «چه» جدا از کلمۀ پس از خود نوشته می‌شود؛ مگر در موارد زیر:

چرا، چگونه، چقدر، چطور

۵- «چه» همواره به کلمۀ پیش از خود می‌چسبد؛ مانند آنچه، چنانچه، کتابچه، قباله‌نامچه

مثال صحیح: چنانچه خریدار از پرداخت مابقی ثمن خودداری نماید…
مثال غلط: چنان چه خریدار از پرداخت مابقی ثمن خودداری نماید…

۶- «را» همواره جدا از کلمۀ پیش از خود نوشته می‌شود؛ مانند آن را، مگر در «چرا» در معنای «برای چه؟» و در معنای «آری» در پاسخ به پرسش منفی

مثال صحیح: انجام هر عملی که وکیل آن را در راستای محقق شدن مورد وکالت لازم بداند.
مثال غلط: انجام هر عملی که وکیل آنرا در راستای محقق شدن مورد وکالت لازم بداند.

۷- «که» جدا از کلمۀ پیش از خود نوشته می‌شود؛ مانند چنان‌که؛ مگر در موارد زیر:

بلکه، آنکه، اینکه

مثال صحیح: انجام امور مذکور در این وکالت چنان که به مصلحت موکل خللی وارد نسازد.
مثال غلط: انجام امور مذکور در این وکالت چنانکه به مصلحت موکل خللی وارد نسازد.

۸- «به» در اکثر موارد جدا نوشته می‌شود؛ مانند به نام خدا، به نام و برای موکل (موارد استثناء این قاعده معمولاً در متون حقوقی اسناد دفتر اسناد رسمی کاربردی ندارد)

مثال صحیح: به موجب
مثال غلط: بموجب

مثال صحیح: راهن با امضاء این قرارداد به طور غیرقابل برگشت به بانک اختیار…
مثال غلط: راهن با امضاء این قرارداد بطور غیرقابل برگشت به بانک اختیار…

۹- «بی» همیشه جدا از کلمۀ پس از خود نوشته می‌شود، مگر آنکه کلمه بسیط گونه باشد، یعنی معنای آن دقیقاً مرکّب از معنای اجزای آن نباشد؛ مانند بیهوده، بیخود، بیراه، بیچاره، بینوا، بیجا

مثال صحیح: حق اعمال مفاد این سند را بی واسطه و شخصاً دارا خواهد بود.
مثال غلط: حق اعمال مفاد این سند را بیواسطه و شخصاً دارا خواهد بود.

۱۰- «می» همواره جدا از کلمۀ پس از خود نوشته می‌شود؛ مانند می‌گوید، می‌رود، می‌کند (موارد استثناء این قاعده معمولاً در متون حقوقی اسناد دفتر اسناد رسمی کاربردی ندارد)

مثال صحیح: این وکالت فقط در نفس وکالت مؤثر می باشد.
مثال غلط: این وکالت فقط در نفس وکالت مؤثر میباشد.

۱۱- «هم» همواره جدا از کلمۀ پس از خود نوشته می‌شود؛ مگر در موارد زیر:

الف- کلمه بسیط گونه باشد؛ مانند همدیگر، همسایه، همین، همان، همچنین، همچنان
ب- جزء دوم تک هجایی باشد؛ مانند همکار، همراه
ج- در صورتی که پیوسته نویسی «هم» با کلمۀ بعد از خود موجب دشوارخوانی شود؛ مانند همصنف
د- در صورتی که جزء دوم با مصوتِ «آ» شروع شود (هم + ا)؛ مانند همایش، هماهنگ.

مثال صحیح: همچنین انجام کلیه امور پیش بینی نشده دیگر که در راستای وکالت لازم و ضروری باشد.
مثال غلط: هم چنین انجام کلیه امور پیش بینی نشده دیگر که در راستای وکالت لازم و ضروری باشد.

۱۲- «تر» و «ترین» همواره جدا از کلمۀ پیش از خود نوشته می‌شود؛ مگر در موارد زیر:

بهتر، بیشتر، کمتر

مثال صحیح: ضمن این سند متعهد گردید مناسب ترین مکان را جهت اشتغال به … انتخاب نماید.
مثال غلط: ضمن این سند متعهد گردید مناسبترین مکان را جهت اشتغال به … انتخاب نماید.

۱۳- «ها» (نشانه جمع) در ترکیب با کلمات به هر دو صورت (پیوسته و جدا) صحیح می‌باشند (هرچند به صورت جدا مرجّح است). اما در موارد زیر باید جدا نوشته شود:

الف- هرگاه بعد از کلمه‌های بیگانۀ نامأنوس به کار رود؛ مانند فرمالیست‌ها
ب- هنگامی که بخواهیم اصل کلمه را برای برجسته سازی مشخص کنیم؛ مانند باغ‌ها
ج- هرگاه کلمه پردندانه (بیش از سه دندانه) شود؛ مانند پیش‌بینی‌ها، حساسیت‌ها
د- هرگاه جمع اسامی خاص مدنظر باشد؛ مانند سعدی‌ها، فردوسی‌ها
ﻫ- هرگاه به «ط» یا «ظ» ختم شود؛ مانند استنباط‌ها، تلفظ‌ها
و- هرگاه به «های غیرملفوظ» ختم شود؛ مانند میوه‌ها، خانه‌ها
ز- هرگاه به «های ملفوظ» ختم شود که به حرف قبل از آن حرف متصل باشد؛ مانند سفیه‌ها، فقیه‌ها

مثال صحیح: مراجعه به دادگاه‌ها و دادگستری‌ها و سایر مراجع مربوطه.
مثال غلط: مراجعه به دادگاهها و دادگستریها و سایر مراجع مربوطه.

۱۴- «همزه پایانی» اگر حرفِ پیش از آن مفتوح باشد (مانند همزه میانی ماقبل مفتوح)، روی کرسی «ا» نوشته می‌شود؛ مانند خلأ، مبدأ، منشأ

۱۵- «همزه پایانی» اگر حرفِ پیش از آن مضموم باشد (مانند همزه میانی ماقبل مضموم)، روی کرسی «و» نوشته می‌شود؛ مانند تلألؤ

۱۶- «همزه پایانی» اگر حرفِ پیش از آن مکسور باشد، روی کرسی «ی» نوشته می‌شود؛ مانند متلألی

۱۷- «همزه پایانی» اگر حرفِ پیش از آن ساکن باشد، بدون کرسی نوشته می‌شود؛ مانند جزء، شیء

۱۸- «همزه پایانی» اگر حرفِ پیش از آن یکی از مصوّتهای بلند «آ» و «او» و «ای» باشد، بدون کرسی نوشته می‌شود؛ مانند املاء، انشاء، اعضاء، امضاء. توضیح آنکه کلماتی مانند املاء و انشاء و اعضاء در فارسی بدون همزه پایانی هم نوشته می‌شود که صحیح است.

مثال صحیح: امضاء ذیل اوراق و مدارک. (ء با Shift+M درج می شود)
مثال غلط: امضأ ذیل اوراق و مدارک.

۱۹- آوردن «تنوین» (در صورتی که تلفظ شود) در نوشته‌های رسمی و نیز در متون آموزشی الزامی است.

مثال صحیح: کلاً یا جزئاً (تنوین نصب با Shift+Q درج می شود)
مثال غلط: کلا یا جزئا (کلا” یا جزئا”)

۲۰- «تنوین نصب» در همه جا به صورت «اً» یا «ـاً» نوشته می‌شود؛ مانند موقتاً، جزئاً، عمداً

مثال صحیح: کلاً یا جزئاً (تنوین نصب با Shift+Q درج می شود)
مثال غلط: کلا” یا جزئا”

۲۱- «تنوین نصب» در کلمه‌های مختوم به همزه، مانند جزء، استثناء، ابتداء به صورت جزئاً، استثنائاً، ابتدائاً نوشته می‌شود.

مثال صحیح: جزئاً (تنوین نصب با Shift+Q درج می شود)
مثال غلط: جزءاً

۲۲- در اسناد و متون رسمی دولتی، گذاشتنِ «تشدید» در همه موارد ضروری است؛ مانند معیّن بجای معین

مثال صحیح: انجام کلیه عقود و معاملات اعم از معیّن و غیرمعیّن (تشدید با Shift+F درج می شود)
مثال غلط: انجام کلیه عقود و معاملات اعم از معین و غیرمعین

۲۳- حرکت گذاری تنها در حدّی لازم است که احتمال بدخوانی داده شود؛ مانند حَرف/حِرَف

مثال صحیح: سپردن ضمان دَرَک مبیع به هر مدت.
مثال غلط: سپردن ضمان درک مبیع به هر مدت.

۲۴- کلمات مرکبی که از ترکیب با «پیشوند» ساخته می‌شود «همیشه جدا» نوشته می‌شود، مگر مرکب‌هایی که با پیشوندهای «به»، «بی» و «هم» با رعایت آنچه پیشتر گفته شد ساخته می‌شود.

۲۵- کلمات مرکبی که از ترکیب با «پسوند» ساخته می‌شود «همیشه پیوسته» نوشته می‌شود، مگر هنگامی که:

الف- حرف پایانی جزء اول با حرف آغازی جزء دوم یکسان باشد؛ مانند نظام‌مند
ب- جزء اول آن عدد باشد؛ مانند پنج‌گانه

۲۶- مرکب‌هایی که بسیط گونه است، پیوسته نوشته می‌شود؛ مانند یکشنبه، پنجشنبه، سیصد، هفتصد، یکتا

۲۷- مرکبی که دست کم یک جزء آن کاربرد مستقل نداشته باشد، پیوسته نوشته می‌شود؛ مانند غمخوار

۲۸- کلمه‌های مرکبی که جزء دوم آنها تک‌هجایی باشد و به صورت رسمی یا نیمه رسمی، جنبه سازمانی و اداری و صنفی یافته باشد، پیوسته نوشته می‌شود؛ مانند استاندار، بخشدار، کتابدار

مثال صحیح: مراجعه به ادارات دولتی اعم از استانداری، بخشداری و …
مثال غلط: مراجعه به ادارات دولتی اعم از استان داری، بخش داری و …

۲۹- ترکیب‌های اضافی (شامل موصوف و صفت، و مضاف و مضافٌ‌الیه) الزاماً جدا نوشته می‌شود؛ مانند دست‌کم، شورای عالی، حاصل ضرب، صرف نظر

مثال صحیح: شورای عالی ثبت
مثال غلط: شورایعالی ثبت

۳۰- کلمات مرکبی که جزء دوم با «الف» آغاز شود، الزاماً جدا نوشته می‌شود؛ مانند دل انگیز، عقب افتادگی

۳۱- کلمات مرکبی که حرف پایانی جزء اول با حرف آغازی جزء دوم همانند یا هم‌مخرج باشد، الزاماً جدا نوشته می‌شود؛ مانند آیین‌نامه، پاک‌کن، کم‌مصرف، چوب‌بری، چوب‌پرده

مثال صحیح: این سند با رعایت قانون تسهیل تنظیم اسناد و آیین نامه اجرائی آن تنظیم گردیده است.
مثال غلط: این سند با رعایت قانون تسهیل تنظیم اسناد و آییننامه اجرائی آن تنظیم گردیده است.

۳۲- عبارت‌های عربی که شامل چند جزء باشد، الزاماً جدا نوشته می‌شود؛ مانند مع‌ذلک، من‌بعد، علی‌هذا، مع‌هذا

مثال صحیح: علی هذا خریدار می تواند برای دریافت وجوه پرداختی به فروشنده مراجعه نماید.
مثال غلط: علیهذا خریدار می تواند برای دریافت وجوه پرداختی به فروشنده مراجعه نماید.

برای مطالعه بیشتر، کتاب «دستور خط زبان فارسی» را از اینجا و کتاب «فرهنگ املائی خط فارسی» را از اینجا دریافت کنید

ویراست

۱- بین کلمات، یک فاصله باید وجود داشته باشد. دو فاصله یا چسباندن دو کلمه، ممنوع است.

۲- برای نیم فاصله از (Ctrl+Shift+2) استفاده کنید. نیم‌فاصله یا فاصله مجازی، یک کاراکتر ویژه است که بدون این که پرینت شود و یا روی نمایشگر دیده شود، بین حروف قبل و بعد خود فاصله می‌اندازد و از اتصال آن‌ها به هم جلوگیری می‌کند. مانند «می‌شود» به جای «می شود» (این ویژگی در سامانه ثبت الکترونیک اسناد، تأثیری ندارد!)

۳- استفاده از «ۀ» (Shift+G) بجای «ه‌ی» یا «ه». (این ویژگی در سامانه ثبت الکترونیک اسناد، تأثیری ندارد!)

۴- گیومه فارسی « » است (Shift+L و Shift+K). از ” ” یا ‘ ‘ یا (( )) استفاده نکنید.

۵- سال را همیشه کامل بنویسید. ۱۳۶۰

۶- قبل از نشانه‌های درنگ شامل . ، ؛ : … ! ؟ ؟! فاصله نگذارید.

مثال صحیح: در کانال من عضو شوید.

مثال غلط: در کانال من عضو شوید . ↔ (به فاصله قبل از . دقت کنید)

۷- بعد از نشانه‌های درنگ شامل . ، ؛ : … ! ؟ ؟! فاصله بگذارید.

مثال صحیح: در کانال من عضو شوید. کافی است روی این لینک کلیک کنید.

مثال غلط: در کانال من عضو شوید.کافی است روی این لینک کلیک کنید. (به بعد از . دقت کنید)

۸- در نشانه‌های دربَرگیر شامل «» ﴿﴾ [] {} ، با بیرون نشانه بدون فاصله و با درون نشانه با فاصله بنویسید.

مثال صحیح: در کانال من (دفاتر اسناد رسمی) عضو شوید.

مثال غلط: در کانال من( دفاتر اسناد رسمی )عضو شوید. ↔ (به فاصله قبل و بعد از پرانتزها دقت کنید)

۹- نقطۀ پایان، داخل گیومه یا پرانتز می‌آید. مثال: به من فرمود: «به‌زودی [سخن مرا] می‌فهمی.» درک سخن او به زمان نیاز داشت.

۱۰- در تعارض دو نشانۀ درنگ و دربرگیر، دومی حاکم است. یعنی اگر در جایی نشانۀ دربرگیر و درنگ در کنار هم آمدند، قاعدۀ فاصله‌گذاری دومی را رعایت می‌کنیم. مثلاً اگر .) آمد، به قاعدۀ پرانتز عمل می‌کنیم که با بعدش فاصله دارد و با قبلش نه.

منبع: ویراستاران

برخی نکات کاربردی در ورد

تنوین نصب ـً ← Shift + Q (مثال: کلاً یا جزئاً)
تنوین ضم ـٌ ← Shift + W (مثال: محکومٌ‌به)
تنوین جر -ٍ ← Shift + E (مثال: وَ مِنْ شَرِّ حٰاسِدٍ إِذٰا حَسَدَ)
فتحه -َ ← Shift + A
ضمه -ُ ← Shift + S
کسره -ِ ← Shift + D
تشدید -ّ ← Shift + F
أ ← Shift + N
إ ← Shift + B
أ ← Shift + N
ء ← Shift + M
ه ← Shift + Z
ؤ ← Shift + V
ـۀ ← Shift + G
سکون ← ALT + 0250
حذف اینتر ← جایگزین کردن کارکتر اینتر (¶) با علامت اختصاری (p^) با کارکتر دلخواه
درج نیم فاصله ← (Ctrl+Shift+2)
حذف نیم فاصله ← جایگزین کردن نیم فاصله با علامت اختصاری (o^) با کارکتر دلخواه